Produtividade

Como evitar que as redes sociais acabem com a produtividade?

Melhor maneira de evitar o desperdício de tempo é controlar os acessos, diz especialista

Como evitar que as redes sociais acabem com a produtividade?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Não precisa se sentir culpado de ter vontade de dar uma espiada no seu Facebook ou no Twitter durante o horário de expediente, você não está sozinho. De acordo com a última pesquisa que fiz sobre o uso do tempo do brasileiro, 84% das pessoas acessam alguma rede social durante horário de expediente.

Isso pode ser um problema, pois o foco nas redes tira seu foco do trabalho, aumenta o tempo para realizar as tarefas, coloca você em modo multitask e quando você dá conta, o dia passou e pouca coisa foi feita. Em muitos casos, não é tempo que falta, é bom uso desse tempo.

Por outro lado, as redes sociais, também podem ser uma válvula de escape, uma forma de você relaxar, de ter inspiração, etc. Não sou contra o uso das redes durante horário de expediente, muito pelo contrário, eu acho até positivo, se for de forma controlada e com um extremo bom senso.

Para usar bem as redes, o primeiro passo é cancelar os avisos de qualquer coisa que você recebe por e-mail, o princípio é: o que os seus olhos não vêem, a curiosidade e o dedo no mouse não sentem. Estipule horários para acessar suas redes - antes do expediente, horário de almoço e pós-expediente são os melhores períodos. Se por acaso, você acabou de resolver um problemão ou gastou neurônios em uma tarefa complexa e quer relaxar, vale uma espiada na rede, entre a conclusão da tarefa e o início da outra (nunca durante!). Mas tem de ser rápido, depois volte ao foco.

A vida humana depende cada vez mais das conexões online, portanto aprender a lidar com essas tecnologias é vital para salvar seu tempo.

Revista exame, 20/10/2011          

Como lidar com clientes de forma produtiva?

Se você não atender bem ao seu cliente, ele acaba mudando de fornecedor, diz especialista

Como organizar minha agenda para aproveitar melhor o tempo?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Ser produtivo com o cliente significa cuidar da sua própria organização pessoal e planejamento de forma a responder, atender e dar feedback ao cliente quando ele pedir e não quando você lembrar ou ele cobrar. Se você não tem tempo para o atendimento ao cliente, ele mais cedo ou mais tarde, vai achar alguém que tenha.

Qualquer coisa que seu cliente pedir precisa ser anotada. Quando ele te pedir uma proposta, por exemplo, marque na agenda com dois dias de antecedência. Se você entregar antes, melhor.

Se receber um e-mail com alguma outra solicitação, transforme esse e-mail em tarefa para não esquecer. Se ele te ligou e fez alguma negociação, registre os detalhes do contato dele (que todo software de e-mail tem) e depois envie um e-mail documentando o que foi falado.

Esses exemplos ajudam você a ter um atendimento no tempo certo. É importante saber quem é cliente prioritário e quem não é. Caso contrário, você vai trabalhar demais com resultado de menos. Aprenda a priorizar seus clientes mais importantes. Saber dizer não ao cliente certo ajuda você a ter foco em quem gera mais resultado para a empresa.

Revista exame, 01/12/2011      

Empreendedores que trabalham muito são mais produtivos?

Alguns empreendedores acreditam que passar dias e noites na empresa vai fazer o trabalho ser mais produtivo

Trabalhar muito é sinônimo de produtividade?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Essa é uma reposta que parece óbvia, mas, na maioria dos casos, é difícil de entender. Infelizmente, a cultura corporativa valoriza os “pseudo-heróis” que ficam todos os dias até tarde, resolvendo urgências, enquanto quem sai no horário exato é tachado de “folgado” ou “gente que não faz mais do que a obrigação”. Não é verdade?

Trabalhar muito nunca será sinônimo de produtividade. Precisamos buscar resultado com nosso trabalho e não quantidade de horas. Se você entrega o mesmo resultado que outra pessoa demora o dobro para fazer, ai sim você é uma pessoa produtiva! Nas pequenas empresas, isso é essencial e pode ajudar a garantir um cliente, por exemplo.

Eu acho que devemos trabalhar de forma inteligente, o que não significa trabalhar mais horas. Com planejamento, prioridade e gestão do foco, conseguimos entregar aquilo que precisa ser feito no tempo certo.

Quem acaba trabalhando demais, perde o ritmo, a energia e acaba fazendo mais horas para gerar o mesmo resultado. É melhor dar uma pausa, dormir, comer bem e voltar a trabalhar com mais pique do que gastar tempo com pouco nível de resultado.

Enquanto o trabalho é infinito (sempre teremos coisas para fazer), o tempo é finito. Ser produtivo significa limitar nosso tempo no trabalho de forma a gerar resultados e sempre ter tempo para as coisas realmente importantes.

Revista exame, 15/12/2011       

Como se concentrar e obter mais produtividade

no trabalho?

Como organizar minha agenda para aproveitar melhor o tempo?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

A empresa é um parque de diversões das distrações. Se você quiser, pode perder até 3 horas diárias com interrupções desnecessárias sem fazer absolutamente nada de efetivo. Na verdade, 80% dos brasileiros afirmam que enrolam de 30 minutos a 3 horas diárias.

Eu gosto de separar as distrações no trabalho em três grandes categorias. A primeira, sem dúvida, é a internet. Perdemos um tempo desnecessário com distrações nas redes sociais, e-mail, Google e outras coisas que achamos online. Limite seu tempo na rede ou até inclua na lista de sites bloqueados no seu navegador aqueles que “sem querer” acabam roubando seu tempo.

Outra categoria de distração são as interrupções, seja por e-mail, telefone ou alguém que vem a sua mesa perguntar alguma coisa. Essas distrações são as mais frequentes e tem diversos tipos de soluções. Em geral, elas acontecem porque não sabemos dizer não, porque muitas vezes centralizamos informações ou não delegamos o poder de decisão às pessoas.

A terceira categoria de distrações são as reuniões. Boa parte delas é desnecessária e sem resultados que já aceitamos com normalidade. É reunião demais e pouco tempo para trabalhar no que realmente deve ser feito. Todo mundo na empresa deveria trabalhar com a intenção de fazer menos reuniões e assim liberar o tempo de todos para focar no resultado. Fazer uma boa convocação da reunião, com objetivo, pauta e horário limitado a duas horas ajudam nesse propósito.

Revista exame, 29/12/2011       

Como medir produtividade?

Saber exatamente o que é ser produtivo é essencial para poder ter uma métrica, diz especialista

Como medir produtividade?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Existem diversas ferramentas e métodos para medir nossa produtividade. O problema nesse caso é primeiro saber o que medir. Produtividade é uma palavra ampla, ela pode ser utilizada por uma indústria para saber, por exemplo, a quantidade de produtos feitos por hora ou por uma pessoa para saber se ela está conseguindo dar conta do seu dia.

Para medir sua produtividade pessoal, você precisa ter uma definição. Eu gosto de utilizar dois indicadores. Um deles é a quantidade de horas na semana utilizada entre coisas importantes, urgentes e circunstanciais que dá uma excelente visão da forma que estou utilizando meu tempo.

Outro indicador é a quantidade de tarefas planejadas contra as executadas. Uma pessoa que está com seu tempo e produtividade sob controle consegue concluir de 75% a 100% de tudo que planeja para seu dia. Isso pode ser feito em uma simples planilha de Excel ou usando aplicativos, como o Remember the Milk.

Lembre-se: defina sua métrica e compare em intervalos de tempo definidos. Se identificar problemas, estabeleça um objetivo e compare com a métrica do período posterior. Você só consegue melhorar aquilo que consegue identificar.

Revista exame, 09/02/2012   

As empreendedoras são mais produtivas?

Existem algumas diferenças entre como homens e mulheres cuidam do tempo

As empreendedoras são mais produtivas?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Homens e mulheres não lidam com o tempo da mesma maneira. Existem algumas diferenças bastante importantes. A primeira é que as empreendedoras possuem um volume de urgências maior do que os homens. Devido aos seus vários papéis e funções, tudo acaba caindo nas costas das mulheres.

A forma como a mulher lida com seu tempo livre é outra diferença. Em uma pesquisa para um livro, constatei que 78% das mulheres não tem tempo para sexo e relacionamentos. No uso do tempo, quanto menos tempo a mulher possui, mais ela foca em terceiros e menos nela mesma. Outro ponto é a dificuldade em saber dizer ‘não’ e a facilidade em executar múltiplas atividades (o que é mais difícil para os homens).

As mulheres também têm um “estilo misto” de produtividade predominante, o que significa que fazem uso de agenda ou caderno de papel com algum suporte de tecnologia. Esse tipo de estilo favorece a desorganização, planejamento inadequado e esquecimentos, pois as demandas ficam distribuídas em diversos ambientes.

Revista Exame, 08/03/2012